Žvižgači

Na podlagi štirinajstega odstavka  9. člena Zakona o zaščiti prijaviteljev (Uradni list RS, št.16/2023; v nadaljevanju: ZZPri) direktor podjetja Petrans d.o.o. Peter Katrašnik  kot zavezanec za vzpostavitev notranje poti za prijavo sprejme naslednji

PRAVILNIK O VZPOSTAVITVI NOTRANJE POTI ZA PRIJAVO KRŠITEV PREDPISOV IN ZAŠČITI PRIJAVITELJEV

1. člen

(splošne določbe)

Petrans  d.o.o. (v nadaljnjem besedilu: zavezanec) z namenom zagotovitve informacije o postopku obravnave notranje prijave po Zakonu o zaščiti prijaviteljev (Uradni list RS, št. 16/2023; v nadaljnjem besedilu: ZZPri), ki mora omogočati popolnost, celovitost in zaupnost informacij ter nepooblaščenim osebam zavezanca preprečiti dostop do vsebine prijav, podatkov o prijavitelju in o osebah, ki jih prijava zadeva, sprejema Pravilnik o vzpostavitvi notranje poti za prijavo kršitev in zaščiti prijaviteljev (v nadaljnjem besedilu: Pravilnik).

Vodstvo zavezanca se zaveda pomena etičnega in zakonitega poslovanja ter se zavezuje:

• da ne bo poskušalo ugotavljati identitete prijaviteljev;

• da ne bo izvajalo povračilnih ukrepov in prepoveduje, da bi jih izvajali zaposleni v Petrans d.o.o. ;

• da bo spodbujalo zaposlene, da napake in morebitne kršitve, tudi če gre le za sume, sporočijo po notranji poti za prijave, saj bo na ta način mogoče prijave učinkovito obravnavati ter napake in kršitve hitro odpraviti.

2. člen

(Imenovanje zaupnika)

Petrans d.o.o.  imenuje naslednji dve osebi kot zaupnika za sprejem prijav, in sicer:

• Lili Rogelj, vodja računovodstva, kot zaupnik;

• Tanja Zos, kadrovnica, kot zaupnik.

Zaupnika sprejemata prijave in jih obravnavata v skladu s 13. členom ZZPri in tem pravilnikom. Zaupnika svoje delo organizirata tako, da se zagotavlja pravočasno izvajanje nalog in nadomeščanje v času odsotnosti.

3. člen

(Imenovanje administrativnega osebja)

Zaupniku lahko pri opravljanju dela pomaga administrativno osebje, ki ga imenuje direktor  s sklepom.

Administrativno osebje izvaja naloge tudi na področju prejema in evidentiranja notranjih prijav. S prijavami mora ravnati v skladu s 6. in 7. členom ZZPri ter o prejetih prijavah nemudoma obveščati zaupnika.

4. člen

(Kontaktni podatki za sprejem prijav)

Prijave se podajo praviloma na obrazcu iz Priloge 2 tega Pravilnika ter se sprejemajo na naslednje načine in na naslednje naslove:

• po e-pošti na naslov: kadrovska@petrans.si

• na telefonski številki: 01 235 59 65 – Lili Rogelj in 040 372 300 – Tanja Zos;

• na naslovu Petrans d.o.o., Jurčkova cesta 234, 1000 Ljubljana, s pripisom »v roke zaupniku za notranjo prijavo«;

• osebno pri zaupniku po predhodnem naročilu po telefonu ali e-pošti

5. člen

(Postopek prejema notranje prijave)

Prijavitelj lahko prijavo poda pisno ali ustno (po telefonu ali osebno).

Kadar prijavitelj prijavo poda osebno ali po telefonu, lahko zaupnik izjavo posname. Pred začetkom snemanja prijavitelja obvesti o snemanju pogovora.

V primeru ustne prijave, ki se ne posname, zaupnik izdela natančen zapis prijave ter ga prijavitelju pošlje v pregled in podpis.

6. člen

(Evidentiranje prijave)

Zaupnik (ali pooblaščen administrativni uslužbenec) prijavo evidentira v ročno evidenco, ki jo vodi v tabeli Excel za vsako leto, in sicer ločeno od ostalih zadev, tako, da ne bo dostopna nepooblaščenim osebam.

Evidenca prejetih prijav (evidenčni podatki) vsebuje naslednje podatke:

1.  številka zadeve,

2. datum prejema prijave,

3. delovno področje kršitve,

4. datum potrditve prejema prijave,

5. datum povratne informacije prijavitelju,

6. datum poročila vodstvu,

7. o prijavitelju, posredniku, povezanih osebah, podatek o osebi, ki jo prijava zadeva, in osebah, ki lahko pomagajo pri preiskavi prijavljene kršitve (osebno ime ali psevdonim, poštni naslov, naslov elektronske pošte, telefonsko številko in druge naslove za navezavo stika)

8. gradivo, ki so ga priložile osebe iz prejšnje alineje,

9. gradivo, ki je nastalo v postopku obravnave prijave, vključno s posnetkom oziroma z zapisom klica ali pogovora, kadar je bila podana ustna prijava.

Podatek o prijavitelju in o povzročitelju kršitve se zabeleži na način, da bo mogoče njegovo poznejše enostavno črtanje oziroma uničenje (npr. v ločen seznam s povezovalnim znakom številke zadeve ali uporabo kodnega imena).

Elektronska prijava s prilogami se hrani v informacijskem sistemu, fizična pa v posebni zaklenjeni omari v pisarni zaupnika. Fizična prijava se glede hrambe in ravnanja fizično in tehnično obravnava na način, kot da bi šlo za tajni podatek stopnje interno ali poslovno skrivnost.

Po poteku petih let se iz evidence brišejo podatki o prijavitelju in povzročitelju ter vsebina prijave, poročilo vodstvu in evidenčni podatki pa se hranijo 10 let.

7. člen

(Naloge zaupnika in zaščita prijavitelja)

Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Zaupnik ne sme razkriti identitete prijavitelja, razen pod pogoji iz ZZPri.

Zaupnik ima pri delu dostop do gradiva, relevantnega za obravnavo prijave, zaposleni pa so mu dolžni nuditi pomoč in informacije, potrebne za njegovo delo. Zaupnik podatke, s katerimi se seznani, uporablja le za namene obravnave prijave in odprave kršitve.

Zaupnik opravlja naloge, ki jih določata 10. člen ZZPri, vključno s svetovanjem in pomočjo prijavitelju pred povračilnimi ukrepi in ta akt.

Prijavitelj lahko zaprosi zaupnika za pojasnila glede zaščite v primeru prepovedanih povračilnih ukrepov, kot je določena v 7. poglavju ZZPri.

8. člen

(Postopek obravnave notranje prijave)

Zaupnik prijave obravnava po vrstnem redu njihovega prejema.

V primeru, da na podlagi prijave obstaja sum, da je ogroženo človeško življenje ali nevarnost večje premoženjske škode, zaupnik prijavo obravnava prednostno.

9. člen

(Predhodni preizkus)

Zaupnik prijavo preizkusi tako, da preveri, ali so izpolnjene predpostavke iz 5. člena ZZPri. V zvezi s tem v roku sedmih dni izpolni kontrolni seznam iz Priloge 1 tega Pravilnika.

Kadar predpostavke niso podane, zaupnik prijave ne obravnava, prijavitelju pa v sedmih dneh od prejema sporoči, da prijave ne bo sprejel v obravnavo.

Kadar so podane vse predpostavke, zaupnik prijavitelju v sedmih dneh od prejema sporoči, da je prijavo sprejel v obravnavo.

Obvestilo se pošlje na naslov ali način, ki ga je navedel prijavitelj, tudi če gre za anonimno prijavo.

Kadar je že ob sprejemu ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče obravnavati v postopku obravnave notranje prijave, lahko zaupnik prijavitelja usmeri na ustrezno pot za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek. V takem primeru do prijave, niti do postopka obravnave, ne pride.

10. člen

(Obravnava prijave)

Zaupnik ima obveznost informiranja prijavitelja glede možnosti notranje ali zunanje prijave in javnega razkritja ter zaščite pred in v primeru povračilnih ukrepov.

Zaupnik prijavo pregleda in ugotovi, katera oseba oziroma notranja organizacijska enota v Petrans d.o.o. je pristojna za odpravo kršitve, na katero se nanaša prijava. Vodjo pristojne enote seznani z opisom prijavljene kršitve ter svojimi predlogi ukrepov. V obvestilu označi, da gre za obravnavo prijave po ZZPri, ter določi rok za povratno informacijo glede izvedenih ali predlaganih ukrepov za odpravo kršitve in zoper kršitelja.

Zaupnik lahko po lastni oceni ali na predlog vodje enote za odpravo kršitve opravi pogovor s prijaviteljem in osebo, na katero se prijava nanaša, z namenom ugotovitve okoliščin, pomembnih za opredelitev in odpravo kršitve.

Zaupnik konča obravnavo prijave v treh mesecih od njenega prejema s poročilom o zaključeni obravnavi, v katerem navede ali in iz katerih razlogov je prijava neutemeljena oz. če je prijava utemeljena, navede predlagane in izvedene ukrepe za prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve in preprečevanje prihodnjih kršitev, svoje ugotovitve o uspešnosti izvedbe predlaganih ukrepov ter morebitne predlagane in izvedene ukrepe za zaščito prijavitelja.

Zaupnik ob koncu obravnave prijave, najpozneje pa v treh mesecih od prejema prijave, prijavitelja obvesti o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih ukrepih, izidu postopka, oziroma o stanju postopka z notranjo prijavo, če postopki za odpravo kršitev po treh mesecih še niso končani. Ustno obvestilo se evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.

Zaupnik postopa v skladu s prejšnjim odstavkom tudi v primeru anonimne prijave, če je prijavitelj opredelil, kam naj se pošlje obvestilo iz prejšnjega odstavka.

11. člen

( Obvestilo vodstvu)

Zaupnik po podaji povratne informacije prijavitelju oziroma najpozneje v enem mesecu pripravi poročilo vodstvu. V poročilu opiše prijavljeno kršitev, predlagane in izvedene ukrepe za njeno odpravo ter oceni tveganje prihodnjih kršitev. V poročilu ne sme navesti podatkov o prijavitelju ali kršitelju.

Zaupnik na podlagi pisnega poziva direktorja pripravi poročilo o prijavi že pred potekom roka iz prejšnjega odstavka.

12. člen

(Letno poročilo)

Zaupnik do 1. februarja tekočega leta za prejšnje koledarsko leto pripravi osnutek statističnega poročila za Komisijo za preprečevanje korupcije, z vsebino, ki je v skladu s šestnajstim odstavkom 9. člena ZZPri.

Na podlagi osnutka statističnega poročila iz prejšnjega odstavka zavezanec do 1. marca tekočega leta pošlje zahtevane podatke Komisiji za preprečevanje korupcije po elektronskem obrazcu, pri čemer navede tudi podatek o zaupniku.

13. člen

(Zunanja prijava)

Prijavitelj prijavo lahko poda neposredno z uporabo zunanje poti za prijavo, če notranja pot za prijavo ni vzpostavljena, če notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito obravnavati, ali če prijavitelj meni, da v primeru notranje prijave obstaja tveganje povračilnih ukrepov.

Prijavitelj lahko kršitev javno razkrije pod pogoji iz 18.čl. ZZPri.

14. člen

(Informiranje zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca)

Oseba za administrativno pomoč v dogovoru z zaupnikom pripravi in posodablja vsebino spletne strani iz petnajstega odstavka 9. člena ZZPri.

Vsebine se objavijo na oglasni deski v prostorih Petrans d.o.o. ter spletni strani na naslovu: https://www.petrans.si/ .

15. člen

(Posodabljanje dokumenta)

Spremembe in dopolnitve tega Pravilnika se sprejmejo na enak način kot Pravilnik.

16. člen

(Začetek veljavnosti in objava)

Akt začne veljati z dnem 15.12.2023.

Ta interni akt s prilogami se objavi na oglasni deski in je dostopen tudi v kadrovski službi.

Petrans d.o.o.

Peter Katrašnik, direktor